Darf man im Fehlzeiten- oder Rückkehrgespräch die Krankheits-Diagnose aufschreiben?

© panthermedia.net / Marc Dietrich

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Was sagt das Bundesdaten-Schutz-Gesetz (BDSG)?

Daten zur Gesundheit Ihrer Mitarbeiter gehören zu den sensiblen Daten gemäß §3 Abs. 9 BDSG. Diese dürfen nur erhoben und dokumentiert werden, wenn Ihr Mitarbeiter der Erhebung und Verarbeitung gemäß §4a Abs.3 BDSG einwilligt.

Und wie läuft es oft in der Praxis?

Im Anschluss an Fehlzeiten- oder Rückkehrgesprächen werden neben den vereinbarten Maßnahmen auch Krankheits-Diagnosen notiert.
Auf die Frage: „Hat denn der Mitarbeiter der Verarbeitung seiner Gesundheits-Daten zugestimmt?“, hören wir häufig: „Er hat doch das Protokoll unterschrieben. Damit war ihm doch klar, dass ich die Diagnose notiert habe.“

Nur entspricht die Unterschrift des Mitarbeiters einer Zustimmung gemäß §4a Abs.3 BDSG ? Die Anforderungen an eine Einwilligung hat das Bundesarbeitsgericht mit einem Urteil im November 2014 (BAG, 11.12.2014 – 8 AZR 1010/13) konkretisiert.

Welchen Anforderungen muss die Einwilligung der Verarbeitung personenbezogener Daten genügen?

  1. Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen.
  2. Eine konkludente Einwilligung („Der Mitarbeiter hat doch das Protokoll unterschrieben.“) genügt den Anforderungen des BDSG nicht. Der Mitarbeiter muss die Einwilligung eindeutig und unmissverständlich erteilen.
  3. Die Einwilligung muss schriftlich erfolgen.
  4. Der Mitarbeiter muss vor der Einwilligung umfassend über den Umfang und Zweck der geplanten Datenerhebung informiert werden.

Unsere Umsetzungs-Empfehlung:

Notieren Sie die Krankheits-Diagnose Ihrer Mitarbeiter im Rahmen von Fehlzeiten- oder Rückkehrgesprächen nicht. Notieren Sie aber betriebliche oder private Maßnahmen die künftig zu einer Verbesserung führen.

Nutzen Sie auch:

Ressourcen: Wybitul, R. & Böhm, W-T. (2015): Freier Wille auch im Arbeitsverhältnis?,  BetriebsBerater Nr. 35, S. 2101-2105.

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