Wie kann ich als Vorgesetzter psychischer Überlastung meiner Mitarbeiter vorbeugen?

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Als Vorgesetzter können Sie die folgenden vier Dinge tun:
1. Durchführung einer psychischen Gefährdungsbeurteilung, um falls erforderlich, psychische Belastung zu reduzieren
2. Stärken Sie die Ressourcen Ihrer Mitarbeiter
3. Sorgen Sie für psychische Belastungs-Puffer
4. Führen Sie eine individuelle Arbeitszeitanalyse durch, wenn nur einzelne Mitarbeiter über Überlastung klagen

1. Psychische Gefährdungsbeurteilung

Führen Sie – wie vom Gesetzgeber gefordert – eine psychische Gefährdungsbeurteilung der Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeiter durch. Verwenden Sie hierfür eine bewährte Checkliste. Eine für psychologische Laien anwendbare Checkliste hat die Österreichische Unfallversicherungsanstalt entwickelt. Sie finden diese Checkliste im Anhang zur Umsetzungshilfe: UH44 – Psychische Belastung verstehen. Definieren Sie an Hand dieser Checkliste – am besten gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern – Maßnahmen zur Reduktion psychischer Belastung.

2. Ressourcen stärken

Stellen Sie sich vor, dass Sie an einem sonnigen Sonntagmorgen durch einen Park laufen. Plötzlich steht Ihnen ein Löwe gegenüber. Wie fühlen Sie sich jetzt? Sind Sie gestresst? Haben Sie gar Angst?

Wie Sie sich in dieser Situation fühlen, hängt an Ihren Ressourcen. Wenn Sie den Löwen durch eine ausreichend dicke Glasscheibe betrachten, freuen Sie sich vermutlich, dass Sie den Löwen entdeckt haben. Nur was, wenn die Glasscheibe fehlt? Wenn Sie jetzt keine Waffe bei sich tragen, werden Sie vermutlich panisch.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die nötigen Ressourcen zur Bewältigung der Arbeit. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter funktionierende Arbeitsmittel haben. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter bei ihrer Weiterbildung.

3. Puffern Sie psychische Belastungen

Ein wichtiger Puffer sind Entscheidungs- und Handlungsspielraum bei der Arbeitsausführung. Hat der Mitarbeiter Freiraum bei der Arbeitszeit oder gar dem Arbeitsort? Muss er sich die wichtige Dienstreise zum Kunden erst von Ihnen genehmigen lassen oder kann er die Entscheidung selbst treffen?
Ein weiterer wichtiger Puffer ist Rückendeckung durch den Vorgesetzten. Und wenn Ihre Mitarbeiter im Team arbeiten können, dann haben sie Chance auf emotionale Unterstützung durch Kollegen. Menschen sind soziale Wesen, d.h. sie benötigen den sozialen Kontakt wie die Luft zum Leben.

4. Führen Sie eine individuelle Arbeitszeitanalyse durch, wenn nur einzelne Mitarbeiter über Überlastung klagen

Bitten Sie Ihren Mitarbeiter vier Wochen aufzuschreiben, was er jeden Tag tut. Wer in der Ausbildung ein Berichtsheft führen musste, weiß, wie schwierig diese Aufgabe ist. Am Ende des Tages war immer noch so viel Zeit zu füllen. Das liegt an den kleinen Zeitfressern, die überall auf uns lauern.
Unterteilen Sie die Aktivitäten gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter in verschiedene Gruppen. Dabei ist die Beschreibung „Meeting“, „Telefonieren“, „Mails bearbeiten“ nicht ausreichend. Die Liste muss aus konkreten Tätigkeiten bestehen, wie „Kalt-Akquise“, „Projekt A“, „Bewerbungsgespräch“, usw.
Am Ende werden die Tätigkeiten nach Zeitverbrauch sortiert. Viele Menschen erkennen beim bewussten Aufschreiben der eigenen Aktivitäten ihre vielen Zeitdiebe. Ihnen wird klar, was tatsächlich getan werden muss und was nicht. Dadurch entwickeln sie ihre eigene Strategie gegen zu hohe Belastung. Siehe Umsetzungshilfe Nr. 43: Wege aus der Überlastung

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